De nombreuses entreprises ou commerces gèrent leur liste clients ou prospects sur papier et parfois sur papier et ordinateur en même temps. C’est peut-être votre cas, ou peut-être trouvez vous cela désuet et pourtant… Le papier n’est pas un mauvais support mais il n’est qu’un support et non un moyen d’exploiter les données qui s’y trouvent, et c’est bien là tout l’enjeu. Comme on dit “l’argent est dans la liste” donc si vous souhaitez exploiter au mieux vos données clients, audience ou prospects, il devient important d’informatiser tout cela.

Voici 3 conseils pour vous aider à créer une bonne liste.

1 agissez dès maintenant et par sessions !

Certaines entreprises ont un lourd héritage “tout papier” et ont des quantités parfois volumineuses de données écrites. L’accumulation peut être très rapide et le tri très vite laborieux. N’attendez pas ! Procédez de façon méthodique, prenez chaque fiche l’une après l’autre. Souvenez vous de l’histoire de la forêt a abattre. Ne pensez pas à tous les arbres à couper mais à chaque arbre que vous coupez. Avec un peu de temps, il y aura du résultat. Engager un stagiaire ou mettre du personnel a contribution peut vous aider.

2 listez tout, clairement

Si vous avez un logiciel qui gère déjà une liste clients (compta, crm etc), utilisez le ! Sinon utilisez excel et de façon simple. Le tableur est un outil formidable 🙂 Faite une seule feuille excel pour toute la liste. Mettez les données les plus importantes, noms, sociétés etc, quitte à laisser des champs vides. Par exemple, si vous avez des clients pro et particuliers, vous pouvez mettre un champ “société” et laisser vide ou non mais également mettre un critère « pro » + un critère « particulier », l’un des deux sera alors vide.
Si il y a une donnée qui ne vous servira jamais, réfléchissez bien avant de l’ignorer. Une donnée ne coûte rien, c’est plutôt son exploitation qui aura un impact, mais à ce stade préférez conserver toutes celles que vous avez. Par exemple, certain de vos clients on renseigné leur âge mais vous n’en tenez jamais compte. Gardez tout de même cette information. Qui sait si un jour vous ne pourriez pas proposer une offre aux plus jeunes ?

3 un critère = un champ

Là c’est moins évident mais crucial si vous voulez exploiter au mieux votre liste. A priori, l’idée est de mettre un maximum de champs, chacun représentant un critère. Si par exemple vous avez un client pour qui l’age est renseigné mais pas les autres ou si vous pensez que l’age peut-être un critère intéressant, alors prévoyez ce champ. Une donnée informatique ne coute rien, un champ de texte vide non plus! Cependant, on peut mettre de tout et n’importe quoi, donc si une catégorie ne vous paraît vraiment pas intéressante ne la mettez pas. Mais ayez à l’esprit que vous pourriez un jour utiliser telle ou telle catégorie. Par exemple qui sait si vous ne ferez pas un jour un système de coupon anniversaire… le critère date de naissance devenant alors indispensable.
Pour des critère « agglomérés » de type adresse postale, idem, scindez les en champs précis. La rue, le numéro, le code postal, la ville, le complément (appartement, etc). Certain champs ne pourront pas être des termes simple. Ainsi, un nom de rue reste un nom, mais un complément d’adresse peut être plus « textuel » (par exemple porte gauche, deuxième étage).

Conclusion

Pourquoi faire tout cela finalement ? Et bien parce que d’une part vous gagnerez un temps fou dans la gestion de vos clients, ensuite vous aurez une meilleure vision de votre public et enfin voici une autre raison : vous pourrez demander à un professionnel de lier ces données à des outils de gestion ou de créer une base de données personnalisée. Imaginez que vous souhaitiez envoyer un coupon de réduction à tout ceux qui vous sont fidèles depuis X années, ou que vous vouliez savoir combien de vos clients ont tel âge, on même que vous souhaitiez envoyer une news letter a seulement ceux qui ont acheté tel ou tel produit ? Bref, vous l’aurez compris, posséder une base de données claire et exploitable peut constituer un pilier marketing efficace.
Finalement, ce petit exercice à priori plus fastidieux qu’intellectuel va vous faire poser quelques questions sur vos stratégies à venir…